O eSocial é um sistema do governo federal já adotado para grandes empresas, pelos empregadores domésticos e outros optantes e que aos poucos seria estendido para todos que contratassem serviços no Brasil. Ele reúne diversas obrigações já existentes em uma plataforma só e a promessa era a adoção de um sistema simplificado para as micro e pequenas empresas, que poderiam deixar de enviar várias informações separadas para o fisco.
Todas as informações relacionadas à contratações, pagamentos, FGTS, INSS, contribuições sobre a folha, retenções, saúde e segurança do trabalho e processos ficariam só no eSocial. Empresas investiram muito nas adaptações internas e no treinamento de pessoal, até que o novo Governo anunciou a modificação total da plataforma, que não acabou de vez, mas foi sensivelmente modificada e algumas exigências se tornaram facultativas, o que a princípio parece bom, mas pode levar à manutenção de outras declarações que poderiam ser extintas.
Dentre as mudanças já implementadas estão a dispensa de informação de diversos eventos, campos e a flexibilização de regras, nos termos da Nota Técnica 15/2019 que modificou a versão 2.5 do leiaute do eSocial. A principal mudança foi a alteração de diversos grupos e campos, de “Obrigatórios na Condição” (“OC”) para Facultativos (“F”). É o caso, por exemplo, do grupo “documentos” do chamado evento de admissão (S-2200). Na prática, o grupo não precisa mais ser preenchido, mesmo que o trabalhador possua qualquer dos documentos antes exigidos. Isto pode levar à necessidade da manutenção da carteira de trabalho, uma vez que a previsão anteriormente é de que toda a contratação fosse pelo eSocial.
Além dos diversos campos e grupos cujo preenchimento se tornou desnecessário, eventos inteiros foram dispensados, conforme Nota Orientativa 19/2019. A partir desta versão revisada não será mais necessário o envio dos seguintes eventos: “S-1300 – Contribuição Sindical Patronal; S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente; 2250 – Aviso Prévio S-1070 – Tabela de Processos Adm./Judiciais (dispensada quando a matéria do processo for autorização de trabalho de menor, dispensa de contratação de PCD ou aprendiz, segurança e saúde no trabalho, conversão de licença saúde em acidente do trabalho. Será obrigatória apenas quando a matéria do processo for tributária, FGTS ou Contribuição Sindical)”. Houve, também, uma flexibilização na regra de afastamentos, inclusive férias porque será possível informar o fim de um afastamento antecipadamente, o que facilita a organização do trabalho nos casos de términos já conhecidos, como licença maternidade.
O eSocial, a princípio parece complexo, mas com a adoção e adaptação representaria mais segurança para as empresas, trabalhadores e contadores porque todas as informações seriam inseridas em um mesmo banco de dados do governo e não poderia haver fraude ou distorções. Seria melhor colocar todas as informações no mesmo lugar, porque a partir do momento que se trata de um programa, a interpretação das muitas normas existentes já teria que ser feita previamente pelos vários entes governamentais envolvidos. À empresa bastaria inserir os dados e o programa daria todos os parâmetros.
Atualmente no eSocial para empregados domésticos, por exemplo, já saem até os recibos e guias prontos e as informações sobre os procedimentos corretos. Simplificar é bom, mas retroceder em algo que já vinha sendo implementado desde 2007 pode ser ainda pior para as empresas e para o próprio governo, pois os controles indispensáveis das relações trabalhistas e dos recolhimentos tributários terão que continuar sendo feitos, talvez agora em sistemas paralelos.
Vale acompanhar as mudanças com muita atenção para as novas adaptações que serão necessárias, principalmente para quem já vinha operando o eSocial. A seguir a nota oficial do Governo com as obrigações que ainda serão eliminadas na segunda fase do eSocial.
Obrigações que serão eliminadas do eSocial na segunda fase
Segundo informa o Portal na segunda fase de redução de obrigações dentro do programa serão eliminados por completo os seguintes eventos: “S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos – os dados referentes a cargos/empregos públicos serão inseridos diretamente no evento de admissão, e de forma simplificada. S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão – da mesma forma da tabela de cargos/empregos públicos, as funções serão informadas diretamente na admissão, quando for o caso, sendo desnecessário o trabalho em duplicidade de criar um item de tabela para referenciá-lo no evento de admissão. S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho – a forma de informação do horário de trabalho, em geral, era vista como um complicador, dada a pluralidade de situações possíveis. A solução encontrada foi informar apenas os dados necessários à substituição do registro do trabalhador em um campo texto descritivo diretamente no evento de admissão (S-2200), complementado por outros campos parametrizados. S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho – foi proposto que as informações de exercício de atividade em ambiente do próprio empregador ou de terceiro não precisam constar de tabela (como dito, para evitar duplicidade de trabalho) e podem migrar para o evento S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco que, por sua vez, também será simplificado. S-1080 – Tabela de Operadores Portuários – as informações constantes na tabela serão informadas como forma de Lotação Tributária. A medida racionaliza a forma de prestação da informação, evitando o envio de mais um evento com informações já abrangidas pela Lotação Tributária. S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos – esse evento traz informações referentes à substituição da contribuição previdenciária patronal (desoneração de folha da Lei nº 12.546/11), e é enviado a cada fechamento de folha. Os dados constantes no evento passarão a constar do cadastro da empresa (evento S-1000) e em grupos específicos no próprio evento de fechamento da folha (S-1299). S-1300 – Contribuição Sindical Patronal – as informações de contribuição sindical eram previstas na RAIS. Como, a partir de agora, deixarão de compor a RAIS, não serão necessárias para a substituição desta obrigação e, portanto, o evento perde sua função. S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional – a portaria que exigiu a informação referente ao exame toxicológico no CAGED será revogada e, portanto, o evento perderá sua função. S-2250 – Aviso Prévio – as informações do aviso prévio passarão a compor um grupo do próprio evento de desligamento (S-2299). Além de não ser necessário o envio de um evento a mais, todas as informações pertinentes ao desligamento serão informadas uma única vez, sem prejuízo para os efeitos nos recolhimentos de contribuição previdenciária e FGTS. S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente – uma vez que nenhuma obrigação será substituída com base neste evento, ele será excluído. As informações do contrato de trabalho intermitente já fazem parte do evento de admissão (S-2200) e as informações de remuneração já compõem o evento de remuneração (S-1200).
Eliminação do NIS (Número de Identificação Social) como identificação do trabalhador – os trabalhadores serão identificados exclusivamente por CPF, não havendo referência a NIS (PIS, PASEP ou NIT), mitigando os problemas na qualificação cadastral dos trabalhadores, na rejeição de eventos por alteração do NIS ao longo do contrato de trabalho e no recebimento de benefícios previdenciários e de FGTS por problemas cadastrais do trabalhador.
Eliminação de informações de banco de horas – serão eliminadas as naturezas de rubrica de crédito e débito de banco de horas, e o controle deixará de ser informado no eSocial.
Disponibilização de tabela de rubricas padrão para qualquer empresa – as empresas poderão, se assim desejarem, utilizar a tabela padrão de rubricas do sistema, em vez de enviar o evento de rubricas (S-1010). Desta forma, além de poder eliminar a etapa de cadastramento da sua tabela de rubricas, terão mais segurança jurídica na questão das incidências tributárias, uma vez que a tabela já traz as incidências de acordo com o entendimento dos entes. Mesmo as que optarem por utilizar a tabela própria terão a referência “oficial” sobre as incidências.
Unificação de prazos para envio dos eventos – todos os eventos terão prazo unificado, coincidente com o prazo de fechamento da folha de pagamento, que foi prorrogado para o dia 15 do mês seguinte, exceto eventos que produzem efeitos imediatos (admissão, CAT, afastamento que gera direito a auxílio-doença e desligamento por motivo que gera direito a saque do FGTS/seguro-desemprego).
Simplificação dos eventos de remuneração (S-1200) e pagamentos (S-1210) – as informações da folha de pagamento, que na versão atual, são desmembradas em dois eventos interdependentes – evento de remuneração (S-1200) e de pagamento (S-1210) – serão, a partir da implantação do novo sistema, informadas apenas no evento S-1200. O evento S-1210 será restrito à informação da data de pagamento e, quando houver, ajuste nos valores de retenção de imposto de renda ou pensão alimentícia.
Não exigência de dados já constantes em outras bases – algumas informações foram consideradas redundantes, por já constarem em bases de dados do governo, como a razão social da empresa e as alíquotas FAP e RAT. Assim, os dados não serão solicitados ao usuário (salvo quando houver modificação individualizada – um caso de processo judicial que altere FAP/RAT, por exemplo).
Simplificação das informações de Segurança e Saúde no Trabalho – SST – além da redução do número de eventos de SST de seis para quatro, os eventos que serão mantidos sofrerão uma simplificação robusta. Foram mantidas as informações necessárias apenas para a substituição da Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT e Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP. A tabela de riscos, que antes possuía mais de 1200 itens, será reduzida para algo em torno de 300.
Implantação do módulo Web Simplificado para micro e pequenas empresas – será disponibilizado um módulo simplificado para ME e EPP, nos mesmos moldes dos módulos Empregador Doméstico, MEI e Segurado Especial. Os módulos simplificados passarão a contar com ferramentas de auxílio na inserção dos dados e automatizações, de forma a apoiar o usuário, facilitando o cumprimento das suas obrigações.
Fonte e maiores informações: www.esocial.gov.br